远程办公

纽约州立大学的政策是支持远程办公,这样做是合理的基于大学的使命,运营和项目的需求。这些指南是远程办公的基础程序,有利于大学操作,员工,和学生。

这个程序的目的是支持远程办公的实现程序,期望,建立指导方针旨在明确员工和学校的期望,并为员工提供一个额外的工具开发,同时提供校园管理的灵活性操作成功的远程办公programand计划未来劳动力需求。

每一个应用程序将被视为个体的基础上

远程办公——另一个工作安排,允许员工开展一些工作从官方网站。根据远程办公计划,员工将有定期亲自出席正式的工作位置。员工不应指望通过远程办公在全职或全职附近。的天数和哪一天一个人员工可以远程办公是由基于运营管理的需要。然而,每个支付的最大容许天期间可能批准用于远程办公是5(五)个工作日,任何事件将雇员远程办公的全部义务。

官方工作地点——员工的SUNY-provided,校园,工作站。这是员工的平时习惯工作地址。

交替工作地点——一个特定的位置远离SUNY-provided工地的员工授权开展业务。这个位置必须满足所有标准规定在本文档中,事先通过远程工作者的直接主管/经理和校园的高级领导。任何的变化交替工作地点的位置必须事先批准。

远程办公应用程序申请表,由管理和员工完成请求或被分配到成为一个批准的迷惑。每个批准应用程序应当有效的在指定的时间内,不要超出这个程序的有效日期。

远程办公工作计划——一个文档,远程办公应用程序的一部分,在识别一个特定的远程工作者完成工作要进行远程办公的日子,符合员工的正常的义务。

学校高层领导——一个内阁级别(副总统)员工在校园有权威部门/部门审查/批准远程办公。

远程办公不是一个员工的权利,而不是为许多工作职能操作上可行。决定哪些工作职能有资格获得远程办公是受管理自由裁量权,根据运营的需要。虽然每个campusis最终自由确定远程办公操作上是可行的和可取的,这个话题的远程办公操作上是可行的,以及其他问题的实现远程办公,是适合劳动/管理论坛的主题。

提交的应用程序可能在任何时候;没有指定的应用程序。要求参加,有兴趣的员工必须提交远程办公应用程序来完成他们的直接主管/经理。员工应该确定首选的天数和每周/支付他们希望远程办公应用程序中,不超过5个工作日如上所述。直接主管/经理应该审查员工远程办公应用程序,包括每周指定的日子,做一个初步确定员工是否符合标准在7(七)日历天。任何可能的修改由主管/经理或确定的天数天要求申请人应与员工讨论/申请人前处理应用程序部门/部门的领导人。然后,应用程序将被发送到部门/部门Leaderfor审查/批准,应提供7(七)天内收到。之后,应用程序将被送到学校高层领导最终批准的或被任命者应提供7(七)天内收到。所有响应将在写作。如果远程办公的要求被拒绝,拒绝的解释基础将提供给员工。

一旦批准,远程办公应用程序参与和开始日期可能会受到设备的可用性和管理自由裁量权。远程办公的工作安排,不得开始,直到它已收到writtenfinal批准。个体参与远程办公安排可以修改,暂停或取消任何时候通过管理提前30天书面通知员工,可行,符合业务需求。员工有安排取消或暂停可以重新申请日期的6(六)个月取消或暂停。一个员工可能暂停或取消他们的参与提前30天书面通知其直接主管/经理,除非直接主管/经理同意较短的一段时间。

如果一个员工在一个工作职能视为资格远程办公远程办公应用不同意,他们可能吸引人力资源总监或其被指派者书面7(七)天内收到后否认。上诉的原因应当与管理层的分歧的决心。决定上诉应呈现的首席人力资源官或其被指派者(s)七(7)天内收到的吸引力决定如果拒绝的原因。否认远程办公计划下的申请远程办公并不grievable在任何集体谈判协议。员工有一个应用程序否认可以重新申请6(六)个月决定上诉日期的引用。

员工必须遵守所有NYS,纽约州立大学,校园法律、规则、规章、政策,指导需要在官方网站当远程办公工作。未能遵守所有法律、规则、规章、政策,和指导可能导致被排除在远程办公程序和/或行政行为,包括纪律处分。

鼓励校园提供取向的员工远程办公程序和监督。员工必须完成这样的取向和/或其他telecommutingrelated训练,如果提供一个,之前远程办公是允许的。这包括,但不限于,培训所需的使用任何软件远程访问、数据安全程序,和任何必要的取向提交工作计划的过程。

远程工作者负责将远程办公工作计划提交给他们的直接主管/经理批准确定要执行的具体工作远程办公的日子。最初提交的工作计划与远程应用程序可能是修改以后的直接主管/经理,书面通知员工。一个员工必须提交
他们的直接主管/经理描述完成的工作进度报告
定期远程办公。

员工能够有效地履行工作职能在远程办公环境中应该考虑的一个因素在远程办公工作计划的批准。

远程工作者将远程办公的日子像普通工作日,将维持他们的正常工作安排/工作日(包括加班在适当的时候,authorizedin推进)和常规远程办公。经理应该明确预期会议核心服务学生,合作伙伴办公室,以及内部和外部的成分在远程工作。

远程工作者必须事先请求休假,目前需要提交所有离开的请求。当前所有法律、法规、合同条款和标准规定员工工作时间表应用包括,但不限于,现有电话程序。

远程工作者可能需要报告官方工作地点安排远程办公的一天进行函数需要一个面对面的存在,不能安排在一个办公室工作。

当远程工作者需要向官方报告工作地点安排远程办公的一天,没有期望,远程工作者将被授予替代远程办公的一天。

然而,灵活性作为这个项目的一个关键组成部分,withmanagement批准,将远程办公的一天可能会改变在同一时期。如果一个远程工作者必须报告他们的官方网站工作,他们将不会支付或报销往返/从官方网站工作。

远程工作者必须通过所有必需的方法可用在工作日的沟通。远程工作者不应该通过官方渠道,管理可能联系远程工作者通过他们的个人工作计划中提供的联系信息。

• 提出了远程办公的工作不需要面对面的学生/组成互动,课堂存在和/或病人护理或接触和工作通常是远离最终客户(即执行。,学生或病人)。
• 工作可以有效地从远程位置如校园的位置。
• 远程办公安排不需要工作,增加工作负载转移到同事在校园。
• 作业完成的远程办公位置符合员工的绩效计划和责任的范围,或根据公务员职位描述标题。
• 等关键性能指标的工作产品的质量,数量的生产工作,响应时间/周转时间、服务水平,等等,可衡量的,经常测量和评估符合员工的定期职业义务或职位描述。
• 直接主管/经理是负责沟通业绩预期,监视和测量性能,提供持续的反馈和正式解决性能问题通过建立政策和集体谈判协议。
• 认识到远程工作安排不能接近万能的解决方式,管理者必须确保股权评估操作时需要远程办公的安排。
• 远程办公的安排必须评估、评审记录,经直接主管/经理批准,部门主管/部门地区领袖和高级学校的领导。
• 综述了远程办公安排的有效性在一个正在进行的基础上,结合正在进行的评估员工的表现。
• 远程工作的安排可能在任何时间被修改或终止后适当的(如上所述),立即通知主管/经理与人力资源部协商,根据操作需要,性能问题,或任何其他非歧视性的原因。

远程办公的安排只是允许在设置执行其他工作比传统的校园现场。所有政策、工作规则,业绩预期、职业责任和行为准则应用通常会在传统的校园环境。具体员工的职责包括:

• 员工积极努力,完全专注于业务目标和职业义务期间正常安排工作时间。员工方便整个工作日,回答电话和回复电子邮件和其他调查提示和及时。
• 员工符合或超过所有的性能目标和期望与绩效计划中列出的和/或符合特殊项目和分配的其他职责。
• 员工确保有效和高效沟通与他们的直接主管/经理,团队成员和所有其他成分或校园伙伴。员工的行为是专业、有礼貌、面向服务的,与行为准则,校园价值观,等等。
• 员工返回学校参加现场会议,团队建设活动,培训等,根据需要。
• 员工提交的请求安排时间(假期,假期,等)按照建立政策和/或合同并收取适当的休假福利。
• 通知员工的直接主管/经理未预料到的全部或部分天缺勤或迟到按照既定政策和/或合同并收取适当的休假福利。
• 远程办公不应被视为替代孩子或照顾老人也不应该校园授权或监视这样的安排。预计员工作出这样安排孩子或照顾老人,以免产生不利影响远程办公工作流和生产力。
• 员工有照顾孩子的义务,家庭护理义务和/或任何其他义务,防止其全部时间和精力关注工作,必须遵循所有离开和/或休假政策是必要的。
• 同时NYS工人补偿通过国家保险基金涵盖了员工工作从一个灵活的位置,是员工的责任也确保这种类型的协议是允许在他们的业主或租户保险政策。员工必须实践安全的工作习惯,尽其所能减少工伤的风险。
• 员工理解和承认,远程办公的安排不是一种权利,可以在任何时候被修改或中断管理后适当的通知(如前所述)。同样,远程工作的安排可能会在任何时候终止后一个员工适当的注意他们的直接主管/经理和人力资源。
• 员工理解和承认,远程办公安排不改变员工的就业条款和条件包括员工的分类、基本薪酬或福利。
• 员工理解和承认,纽约州立大学校园不负责装备远程办公地点(s)和个人校园的具体政策相关的田间小路,借款、运输和/或支持用品和设备将适用。

雇主不提供远程工作者耐用设备如桌子、椅子,办公室文件柜或其他相关的家具。在其自由裁量权,雇主可能提供一台笔记本电脑或其他类似设备远程工作者促进远程办公现场工作;另外,员工可以把工作任务设备的远程办公现场事先授权。

使用一个员工的个人电脑访问与工作相关的网站,应用程序,系统,和其他信息,将依赖于使用适当的安全协议,这将是部署的自由裁量权,执导,雇主。安全协议的例子包括但不限于虚拟桌面基础结构(VDI)、虚拟专用网(VPN)访问和/或多因素身份验证。适当管理将决定哪个连接机制是基于操作的需要。远程工作者使用个人设备将收到指令如何实现任何必要的软件,硬件和/或其他安全流程,所有这些之前必须测试远程办公可以开始了。

最小的办公用品可能提供的雇主,应该请求的远程工作者的办公室工作期间。供应将不会被运往替代的工作地点。任何出于对供应的费用,设备、食品、交通等将不报销。

一般来说,远程工作者必须有一个互联网连接的带宽适合进行远程办公者的完整的职业义务/工作描述和纽约州立大学官方业务不中断。远程工作者负责安全和支付一个互联网连接。该机构将不支付网络费用。在有限的情况下,远程办公作业,不需要一个网络连接可用。这样的作业满足操作需求,他们可以/批准。

远程工作者负责为所有与工作相关的调用有手机或与工作相关的其他技术支持,以确保电话及时参加。

如果分配的工作设备或其它工作项目是丢失或被盗,远程工作者必须立即通知其直接主管/经理和引用该机构的便携式媒体和终端用户设备使用协议和政策/程序中完成所有步骤。

远程办公计划结束时,员工必须返回所有SUNY-issued设备和设备,提供促进替代现场工作时,如果适用,任何供应发行他们的下一个工作日,除非另有规定管理。

任何纽约州立大学/校园远程工作者所拥有的信息不能共享,或提供给任何其他个人除适当,符合他们的校园义务工作。

远程工作者必须确保官方记录和信息是安全的,没有维护的方式会使他们提供给任何其他个人除适当,符合他们的校园义务工作。

远程工作者和学校负责坚持纽约州立大学信息安全政策(文档6900)和所有国家,大学或学校政策、程序和标准有关使用计算机设备和数据/信息,同时利用这种远程办公的安全程序。可以找到这样的政策、程序和标准的政策和程序部分或大学校园网站。

未经授权的访问或披露官方信息或系统必须立即报告给远程工作者的直接主管/经理。这种未经授权的访问或披露,包括机密信息的发布或大学或学校员工的个人身份信息或客户,发生由于远程办公者的疏忽,将通过管理操作。

远程工作者必须保护和维护文件、文档、设备和其他材料之间来回运输官方工作地点和替代的工作地点。远程工作者应当保护官方记录和文件从未经授权的披露或损坏,应当遵守所有关于这些问题的政策和程序。

远程工作者还必须采取以下具体措施:

1. 只需要机密信息离线时提前授权由其直接主管/经理。
2. 避免传输机密信息从工作电子邮件到个人电子邮件地址或短信服务(例如,icloud.com, aol.com, yahoo.com和g-mail.com)。
3. 安全地存储所有硬拷贝文档或办公室媒体所以别人不能访问它。
4. 不沟通机密信息,其他人可以听。
5. 地方文件需要销毁机密/敏感破坏垃圾箱位于官方网站工作。

远程工作者需要,采取适当行动,以保护物品不受损坏或盗窃。设备必须立即报遗失或遭窃的远程工作者的直接主管/经理。

违反任何可疑数据包含敏感数据必须立即报远程工作者的主管和首席信息安全官,与纽约州立大学网络事件报告要求一致。所需的远程工作者必须完成任何涉嫌违反的文档。

应尽一切努力,以避免官方数据传输或存储或任何个人信息设备。在任何情况下都不可能使用的远程工作者允许机构发布设备其他任何人除了适当的符合他们的校园工作的义务。

远程工作者应该注销以及安全的任何计算机被用来进行公务不使用时,与校园电脑使用政策一致。

管理不需要个人的生产设备,除非法律规定,不会访问或使用一个雇员的个人设备上任何个人信息。

这个纽约州立大学远程办公Programis飞行员那有效的通过12月31日,2022年,除非延长纽约州立大学。紧急操作所需要关注的地方,纽约州立大学系统管理保留中止或者终止首长thistelecommuting程序之前的日期。总理或被任命者应该确定thatsuch行动是必要的,提前咨询影响工会和合理的预先通知项目参与者将提供最大程度的紧急操作问题所允许的总理的决心。